Financement · Dossier OPCO

Dossier de prise en charge OPCO : les pièces à fournir, les délais et les motifs de refus

Mis à jour le 15 septembre 2026

Un dossier de prise en charge se constitue en deux temps. Avant la formation, l'entreprise dépose la demande auprès de son opérateur de compétences avec le devis, le programme et, selon l'opérateur, la convention de formation signée. Après la formation, le paiement se déclenche sur le certificat de réalisation et la facture. Les pièces exactes varient d'un opérateur à l'autre : chez Akto, convention, programme et devis signés dans trois PDF séparés ; chez Constructys, le seul devis signé « Bon pour accord » avant l'accord.

Qui dépose la demande, et où ?

C'est l'entreprise qui dépose la demande, sur l'espace en ligne de son opérateur : Mon Espace chez Akto, eGestion chez Constructys. L'organisme de formation lui fournit les pièces.
Chez Constructys, l'interlocuteur est la délégation régionale du siège social de l'entreprise, même si la formation a lieu ailleurs.
L'organisme de formation doit être « détenteur d'un numéro de déclaration d'activité valide et disposant de la certification QUALIOPI » (règles Akto 2026). CRM Institut est certifié Qualiopi, déclaration d'activité n° 11950799295.

Quelles pièces pour la demande ? Akto et Constructys comparés

	Akto	Constructys
Devis	signé, dans un PDF séparé	signé avec la mention « Bon pour accord »
Programme	signé, dans un PDF séparé	non documenté ici
Convention de formation	signée dès la demande, dans un PDF séparé	signée après l'accord de prise en charge
Plateforme de dépôt	Mon Espace Akto	eGestion, délégation du siège social
Délai de dépôt	non précisé dans les règles 2026 de la branche enseignement privé	au moins 15 jours avant le début de la formation
Réponse	courrier d'accord sur Mon Espace, signalé par email ; 10 jours constatés après dossier complet	délai non publié

Sources : dossiers Akto et Constructys accompagnés par CRM Institut en 2026 ; Akto, règles de prise en charge 2026, enseignement privé indépendant ; Constructys, modalités de participation financière, septembre 2026.

Checklist avant l'envoi du dossier

L'organisme est certifié Qualiopi et son numéro de déclaration d'activité figure sur les documents.
Le devis indique la durée, le format et le montant, et il est signé.
Le programme précise les objectifs, la durée et les modalités de la formation.
La convention est signée, si l'opérateur la demande dès le dépôt (c'est le cas chez Akto).
Chaque pièce est dans un PDF séparé (demandé par Akto).
La demande part avant le début de la formation, et au moins 15 jours avant chez Constructys.
La délégation contactée est celle du siège social de l'entreprise (Constructys).
La subrogation de paiement est demandée si l'entreprise ne veut pas avancer les frais.

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Pourquoi un dossier est-il refusé ?

Une pièce non signée. Sur un dossier Akto, une convention non signée a entraîné un refus. Le dossier a été renvoyé le 25 août 2026 et accepté le 4 septembre 2026.
Des pièces regroupées. Akto demande la convention, le programme et le devis dans des fichiers séparés.
Une formation déjà commencée. Chez Constructys, « la formation ne doit pas avoir déjà démarré avant la réception de la demande de financement ».
Des fonds épuisés. Akto finance « sous réserve des fonds disponibles », et son budget annuel concerne les demandes reçues dans l'année.

Quelles pièces après la formation pour être payé ?

Le certificat de réalisation, établi conformément à l'article R. 6332-26 du code du travail et à l'arrêté du 21 décembre 2018.
La facture, établie « au prorata des heures réalisées et attestées », avec le RIB en cas de paiement par virement.
La justification de la réalisation de l'action, prévue par l'article R. 6313-3 du code du travail.
La conservation des pièces : 3 ans à compter de la fin de l'année du dernier paiement, 10 ans en cas de cofinancement par le Fonds social européen.

Source : Opco Atlas, « Actions de formation et pièces justificatives obligatoires », relevé le 15 septembre 2026.

Qui paie l'organisme de formation ?

Selon le choix fait au dépôt. Chez Akto, l'entreprise peut confier à Akto le paiement direct de l'organisme ou régler elle-même puis demander le remboursement sur justificatifs. Chez Constructys, la subrogation de paiement permet à l'opérateur de régler directement l'organisme.

Questions fréquentes

Quelles pièces envoyer à l'OPCO pour une prise en charge de formation ?

Au dépôt, le devis et le programme, plus la convention signée si l'opérateur la demande dès ce stade. Après la formation, le certificat de réalisation et la facture. Chez Akto, chaque pièce est signée et envoyée dans un PDF séparé.

Faut-il signer la convention de formation avant l'accord de l'OPCO ?

Cela dépend de l'opérateur. Akto la demande signée dès la demande ; Constructys la fait signer après l'accord de prise en charge.

Pourquoi un dossier de prise en charge est-il refusé ?

Motifs constatés : une pièce non signée, des pièces regroupées dans un seul fichier, une formation commencée avant la réception de la demande, ou des fonds épuisés pour l'année.

Combien de temps faut-il conserver les pièces justificatives ?

Selon Opco Atlas, 3 ans à compter de la fin de l'année du dernier paiement, et 10 ans en cas de cofinancement par le Fonds social européen.

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CRM Institut, organisme certifié Qualiopi, prépare le devis, le programme et la convention au format attendu par votre opérateur de compétences, chaque pièce signée et séparée.